Почтовая корреспонденция — это отправка письменного сообщения по почте. Ее разновидности включают простые, заказные или с объявленной стоимостью письма. В данной статье я хотел бы подробно рассмотреть процесс отправки заказной корреспонденции, включая важные аспекты, такие как получение уведомления и составление описи вложения.
Обычно простые письма применяются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. Классическое письмо в обычном конверте или поздравительная открытка относятся к категории обычной письменной переписки. Чтобы отправить такое письмо, достаточно положить его в синий почтовый ящик Почты России. Максимальный вес такого отправления не должен превышать 20 г.* При отправке не выдаются никакие подтверждающие документы (чек, квитанция) отправителю. Следовательно, если простое письмо потеряется, Почта России не несет никакой ответственности.
Для передачи значимых бумаг, бланков, квитанций и фотографий, используется заказное письмо. Этот тип почтовой отправки регистрируется в системе и получает уникальный идентификатор (трек-номер). Оператор осуществляет отправку заказного письма непосредственно в отделении Почты России. Хотя стоимость этой услуги выше, чем у обычной письменной корреспонденции, отправитель получает гарантию, что письмо доставят адресату. Заказное письмо вручается лично в руки адресата, который должен подтвердить получение подписью. Максимальный вес заказного письма не должен превышать 100 граммов. Если вес почтового отправления превышает 100 граммов, оно автоматически считается «бандеролью».
Вы можете отправить заказное письмо с уведомлением о вручении или без него. Однако, если вам требуется указать объявленную ценность или отправить письмо с описью вложения содержимого конверта, то необходимо выбрать ценное письмо.
Как работает «письмо с уведомлением о вручении»? Этот тип отправления предусматривает, что письмо будет доставлено адресату как заказная почта, то есть лично вручено в его руки, а отправитель получит уведомление, подтверждающее получение адресатом. Следовательно, если вы хотите отправить заказное письмо и быть уверенным, что оно было получено адресатом, вам необходимо отправить именно заказное письмо с уведомлением.
Важно помнить, что при отправке заказного письма вам необходимо включить в него уведомление о вручении, которое после получения получателем должно быть возвращено обратно к вам. Таким образом, этот документ вернется к вам, и вы будете знать, что ваше отправление было доставлено адресату или его законному представителю только после определенного периода времени.
Недавно у Почты России появилась новая возможность — услуга отправки СМС-уведомлений. Теперь каждый может воспользоваться данной услугой. Стоимость одного СМС-сообщения для почтовых отправлений составляет 10 рублей.
Что такое «письмо с декларацией о ценности приложения»? Давайте начнем с того, что отправитель указывает «заявленную стоимость» для такого письма, поэтому оно и носит название «ценное». В случае повреждения или утраты отправления, Почта России полностью или частично возместит сумму заявленной стоимости.
Понятие «Ценное письмо с описью вложения» подразумевает, что отправитель будет давать подробное описание содержимого отправления в специальной форме (ф.119). В момент получения ценного письма с описью, получатель имеет право вскрыть конверт и проверить его содержимое в почтовом отделении у оператора, чтобы убедиться, что оно полностью соответствует описанию вложения.
Если вы отправляете важную почту, обязательно предоставьте конверт оператору открытым. Работник почты обязан проверить, что содержимое полностью соответствует тому, что указано в бланке.
Как я могу отправить почтовую отправку с подтверждением доставки?
Вы можете отправить заказное письмо в любом отделении Почты России без каких-либо трудностей, не требуется заполнять дополнительные формы.
- Посетите окошко операционной в почтовом отделении и приобретите подходящую вам по размеру почтовую оболочку. Максимальным допустимым размером конверта является 229х324 мм, что немного превышает размер обычного листа бумаги формата А4.
- Для правильного оформления конверта требуется указать почтовый индекс и полный адрес отправителя и получателя.
- Сообщаем оператору о намерении отправить заказное письмо. После совершения оплаты вы получите специальный чек, где будет указан трек-номер. С его помощью можно будет следить за перемещением почтового отправления до момента его получения.
Как доставить письмо с подтверждением вручения
Процедура отправки письменной корреспонденции с подтверждением получения аналогична предыдущей. Единственное различие заключается в том, что, помимо заполнения адресной информации на конверте, вам потребуется заполнить также бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Этот бланк можно получить бесплатно в отделении почты.
На изображении ниже представлен пример заполнения данной формы. Чтобы сделать информацию, которую необходимо указать отправителю, ясной и наглядной, она была выделена красным цветом.
Для заполнения формы «Уведомления о вручении» важно указать только Ваши персональные данные — имя, адрес и индекс. Ведь именно Вы будете получателем этого уведомления, а не адресат Вашего письма.
Как можно надежно доставить письмо со значимым описанием прилагаемого содержимого?
Отправка ценного письма с описью содержимого происходит точно так же, как оформление обычной заказной почты. Отличие заключается только в том, что нужно дополнительно заполнить бланк «Опись содержимого» (форма 107). Этот бланк можно получить бесплатно в почтовом отделении, если отправитель попросит об этом. Опись содержимого — это дополнительная услуга, которую можно использовать или не использовать, если она не нужна.
Для отправки ценного письма с детальным описанием его содержимого, вам потребуется указать все необходимые данные на конверте и заполнить две формы с подробным описанием вложения. Крайне важно заполнить именно две формы, так как одна из них остается у отправителя, а другая доставляется адресату. Именно на основе этого документа получатель сможет осуществить проверку содержимого вашей отправки.
Визуализирован пример заполнения бланка ф.107 на рисунке.
При доставке ценной письменной корреспонденции, в которой есть описание вложения, необходимо предоставлять оператору открытый конверт. Оператор обязан проверить, соответствует ли содержимое письма описанию вложения.
Индивидуальное обращение: временные рамки доставки и расценки
Сроки доставки заказных писем примерно такие же, как и сроки отправки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть определенные контрольные сроки, которыми следует руководствоваться. Я уже ранее упоминал об этом в статье, где рассказывал о возможности отправки посылок наложенным платежом. Если вы хотите, чтобы ваше письмо пришло быстрее, то его следует отправить 1 классом. Отправка 1 классом особенно рекомендуется между населенными пунктами, между которыми существует авиасообщение. Однако использовать этот способ для отправки в пределах одного города или области не совсем целесообразно.
Стоимость отправки заказного письма может варьироваться в зависимости от различных условий, таких как вес отправления, наличие уведомления о доставке, наличие описи вложения и прочие факторы. Для получения более подробной информации о стоимости вы можете обратиться к официальному сайту Почты России.
Масса обычного письма может составлять более 20 г, однако не должна превышать 100 г. За каждые последующие 20 г (полные или неполные) добавляется дополнительная стоимость.