Сколько времени ИП должен хранить заключенные им договоры гражданско-правового характера, если он применяет Упрощенную систему налогообложения (УСН) и Единый налог на вмененный доход (ЕНВД), с учетом требований архивного и налогового законодательства?
Согласно законодательству об архивировании, большая часть договоров должна храниться в течение пяти лет после окончания их срока действия. В контексте налогового законодательства предпринимателю, который применяет УСН и ЕНВД, необходимо сохранять только те договоры в течение четырех лет, которые имеют потенциальное влияние на расчет и уплату налогов.
Согласно статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны храниться экономическим субъектом в течение установленных сроков. Индивидуальные предприниматели также относятся к экономическим субъектам. Однако, в соответствии со статьей 6 этого закона, индивидуальный предприниматель может быть освобожден от ведения бухгалтерского учета, если он ведет учет доходов и расходов или других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Хранение договоров гражданско-правового характера с физическими лицами
Иногда организациям приходится заключать соглашения, которые относятся к гражданско-правовому характеру (ГПХ), с неорганизационными субъектами, а именно с обычными людьми. В данной статье не будут рассматриваться юридические аспекты этого вопроса [1], а мы обратим внимание на вопросы ведения делопроизводства и архивирования, так как закрытые ГПХ соглашения с физическими лицами должны храниться в течение 50 лет.
Одно из главных умений, которым должен обладать секретарь, – умение различать гражданско-правовые договоры с физическими лицами от всех остальных. Договоры ГПХ обладают определенными отличительными признаками.
ГПХ-соглашения заключаются исключительно с гражданами, а не с частными предпринимателями или самозанятыми лицами. С точки зрения владения собственным бизнесом, «героем» ГПХ-договора является обычный человек без собственной предпринимательской деятельности, и во введении договора он упоминается как «гражданин Российской Федерации».
Обычно ГПХ заключает соглашения со своими клиентами, которые являются физическими лицами, на выполнение различных одноразовых работ или услуг. Например, организация корпоративного мероприятия, написание текстов для веб-сайта или уборка офисных окон. Одной из актуальных тем для секретаря является прошивка архивных документов. В таком случае с физическим лицом также заключается договор ГПХ на предоставление услуг по прошивке дел.
Если идет речь о длительном договоре ГПХ с физическим лицом, то это может быть связано не с проведением работ, а, к примеру, с арендой нежилого помещения для организационных целей. Такое помещение принадлежит физическому лицу.
В ГПХ договоре с физическим лицом обычно указывается требование организации выплатить налоги на доходы физического лица. По сравнению с этим, самозанятые граждане и индивидуальные предприниматели ответственны за ведение собственного налогового учета.
Оперативное хранение
Во время выполнения работ и оперативного хранения, сотрудники структурных подразделений могут подшивать договоры ГПХ вместе с остальными договорами ГПХ (это часто делают юристы) или вместе с обычными трудовыми договорами (это обычно практикуется в отделе кадров). Однако, это неправильно. Договоры ГПХ с физическими лицами следует подшивать отдельно, поскольку:
- Существуют договоры ГПХ, которые имеют уникальный срок хранения, отличающийся от остальных (50/75 лет, согласно статье 301 Перечня 2019[2]). В то время как остальные договоры могут быть хранены в течение 5, 10 или 15 лет до ликвидации организации, но не на протяжении 50 лет.
- Не являются бумагами, отражающими индивидуальные характеристики человека.
В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ[3], документы, отражающие трудовые отношения между работником и работодателем, считаются архивными документами, которые относятся к личному составу. Трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), а гражданско-правовые отношения – Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ). В число таких документов также входят договоры гражданско-правового характера между физическими лицами.
Заключение ГПХ договоров вместо обычных трудовых — это решение, которое стоит обдумать.
Список стандартных архивных документов, которые возникают в процессе работы органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их сохранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
В Российской Федерации действует закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном делопроизводстве». С момента его принятия были внесены некоторые изменения, последние из которых вступили в силу 11 июня 2021 года.
Эксперт по организации дошкольных учреждений и делопроизводству в сфере кадров — Е.Н. Кожанова.
Часть информации представлена в данном тексте. Подробное содержание доступно в издании «Ассистент-каллиграф» номер 11 за 2022 год.
Получить дополнительные сведения:
- СтОит ли обратить внимание на ГПХ и использовать его вместо обычных трудовых договоров?
Срок хранения договора ГПХ с физическим лицом
Получите информацию о том, каково время хранения гражданско-правового договора с физическим лицом в 2021 и 2022 годах и кто должен заботиться о сохранении таких договоров в организациях.
- Сколько времени сохраняется договор Государственной программы по жилищному обеспечению с физическим лицом?
- Кому принадлежит ответственность за сохранение гражданско-правовых контрактов?
Получите наилучшие образцы договоров от известных специалистов компании Система Кадры.
Представлено большое количество примеров ГПД для различных жизненных ситуаций.скачайте ниже >>>
Какой срок хранения договора ГПХ с физическим лицом
В соответствии с применимыми нормами, независимо от их формы собственности, организации обязаны сохранять все необходимые документы, возникающие в процессе их функционирования (пункт 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ).
Сроки сохранения документации определяются законодательством Российской Федерации, другими нормативными актами, а также специальными списками документов (пункт 1 статьи 21.1 Закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ). Важно учитывать, что сроки начинаются с 1 января следующего года после завершения оформления документов, а не с даты их создания. Кроме того, речь идет не только о сохранении кадровых документов, которые не относятся к договорам ГПХ.
Обратите внимание! Год окончания делопроизводства по соглашению гражданско-правовой характера — это тот, в котором его расторгли или закончился срок его действия. Следовательно, нормативный период хранения соглашения начинается с 1 января следующего года.
В соответствии с пунктом 301 перечня, который был утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, установлен определенный срок хранения гражданско-правовых договоров, заключенных с физическими лицами.
- Если делопроизводство по ним было завершено после 2003 года, то они могут быть старше 50 лет.
- Если сделки были заключены и расторгнуты до 2003 года, то это означает, что прошло 75 лет.
- Как совершить сделку по гражданско-правовому договору с индивидуальным лицом?
- Как осуществить переход работника на гражданский договор, чтобы действия суда не могли привести к его отмене.
- Неправильные кадровые условия в контракте, которые нанесут ущерб компании
- Сохранение и продолжительность хранения корпоративных документов компании: временной рамки и спецификации
- документов, чтобы избежать выплаты штрафов, активно увеличиваются. Правонарушители, столкнувшиеся с жесткими санкциями, начинают задумываться о способах обеспечения безопасности своих документов. Поэтому, возникает вопрос: каким образом создать оптимальные условия для хранения документов и избежать финансовых потерь из-за штрафов?
- Как освоить навык расшифровывания сложных длительностей хранения в Перечне-2019
время, в течение которого организация должна хранить договоры подряда
Соглашение, заключенное между исполнителем и заказчиком, является одним из разновидностей договоров гражданского права (статья 702 Гражданского кодекса). Временные рамки хранения договора гражданского права не различаются в зависимости от его вида. Следовательно, срок хранения договоров подряда в организации будет таким же, как и для других документов данного типа: 50 или 75 лет (пункт 301 Перечня Росахрива № 236).
Если вы прекратили сотрудничество с подрядчиком после 2003 года, то вам следует сохранять документацию по подряду в течение 50 лет. В случае, если расторжение отношений произошло до этого года, то необходимо хранить документы в течение 75 лет.
Скачайте безупречные образцы ГПХ договоров, разработанные специалистами компании Система Кадры.
Кто отвечает за хранение гражданско-правовых договоров
Для сохранения документов гражданско-правового характера, согласно указаниям их местонахождения, необходимо установить определенный срок их хранения. Эти сроки должны быть отражены в номенклатуре дел организации до перемещения их в архив. Эти правила были утверждены приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года под номером 33 (пункт 3.2.5 ГСДОУ).
В зависимости от места, где будет размещаться документация, назначается ответственное лицо за ее безопасность. Обычно этой задачей занимается сотрудник, занимающийся оформлением таких документов в компании. Чаще всего это юрист, однако также возможны варианты, когда эту роль выполняет бухгалтер или специалист по кадрам.
У ответственного специалиста разрешено сохранять соглашения ГПХ не более 3-х лет после их окончания, согласно Правилам (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). При приближении срока хранения договоров ГПХ с физическим лицом у ответственного специалиста, необходимо передать соответствующие документы в архив организации или государственный архив.
Со времени передачи ГПД в хранилище организации обязанность по их сохранению будет лежать на сотруднике, который отвечает за хранилище, например, архивариусе. Если документы переданы в государственное хранилище, ответственность за их сохранность переходит на должностных лиц соответствующего хранилища.
Запускается цикл интерактивных онлайн-мероприятий «Взгляд изнутри: вебинары о современных тенденциях в кадровом деле».
С 17 июня стартует марафон вебинаров «Пульс∞Кадры» >Обсудим все ключевые вопросы, которые являются наиболее значимыми для специалиста по кадрам. Подробно обсудим, как эффективно взаимодействовать с сотрудниками, у которых есть дети, а также как обеспечивать стабильность и удерживать персонал из разных категорий. Рассмотрим важные аспекты, которые следует учесть при увольнениях, чтобы избежать возможных юридических последствий. Поделимся советами по созданию эффективной правовой базы в компании, чтобы исключить возможность возражений со стороны проверяющих органов. Также обсудим, как безошибочно работать с персональными данными. Преимущество этого марафона заключается в его бесплатности — вы можете зарегистрироваться одновременно на все вебинары или выбрать для себя наиболее интересующую тему.
Образцы, которые пригодятся кадровику любой компании
- В следующем тексте представлены семь образцов записей, которые должен иметь под рукой тот сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек.
- Примеры заполнения обновленной формы ЕФС-1 Примеры заполнения отчёта для недавних событий и с учётом добавленных кодов, которые вступили в силу с 1 января 2025 года.
- Новая форма уведомления о занятости иностранцев: инструкции по заполнению и основные изменения в процессе работы с иностранными работниками, действующие с 7 января 2025 года.
- Примеры заполнения анкеты №10 для различных групп сотрудников: призывников, активных солдат и офицеров запаса.
- Для соблюдения новых норм выдачи Средств Индивидуальной Защиты (СИЗ) необходимо получить 8 соответствующих документов до конца 2025 года. Подробные указания и готовые образцы, предоставленные экспертами по охране труда, помогут вам оформить все необходимые документы без ошибок.
7 сервисов, которые упростят кадровую работу
- Гениальный план отпусков на следующий год! Специальная таблица автоматически заполнит форму в едином стиле и позволит увидеть ближайшие отпуска и совпадения периодов отдыха у сотрудников, а также предоставит множество другой полезной информации.
- Планировщик кадровой отчетности на 2025 год поможет вам не пропустить важные сроки представления отчетов в Росстат, центре занятости, СФР и военкомате. Кроме того, он предоставит подробные указания по заполнению каждой формы, чтобы все было правильно и точно согласно требованиям.
- При принятии на работу сотрудника, вам будет предложено выбрать его статус, а планировщик разработает для вас план действий с жесткими сроками, которые должны быть соблюдены. Он также предоставит пошаговые инструкции и образцы документов, необходимых на каждом этапе процесса.
- Для определения срока окончания трудового договора, пожалуйста, укажите дату заключения договора и продолжительность его срока. Наш сервис предоставит безопасное предложение для даты окончания трудового договора. Важно помнить, что даже просрочка договора на один единственный день приведет к его бессрочности.
- Данный сервис разработан для определения момента снятия военнообязанного с воинского учета. Просто введите год рождения и звание, и наш сервис автоматически подскажет, в каком году необходимо будет осуществить снятие с учета. Мы учли все актуальные изменения, которые вступили в силу с 1 января 2025 года.
- В нашем сервисе вы сможете найти все необходимые адреса военкоматов, основываясь на открытых данных, предоставленных Минобороны РФ и региональными ведомствами. Здесь вы сможете найти комиссариат, куда нужно отправить информацию о вашем сотруднике, который обязан служить в армии.
- Приложение для определения количества специалистов по охране труда в вашей компании Заполните данные о вашей фирме, и приложение автоматически определит, сколько сотрудников, отвечающих за безопасность труда, должно быть в вашей организации, и не пора ли уже создать специальное подразделение.
Как хранить гражданско-правовые договоры
Вам будет предоставлена возможность ознакомиться со всем архивом материалов этого сайта, относящихся к вашей области интересов, начиная с 2010 года. Вы можете оформить подписку на выбранный журнал на полугодие или год и получить полный доступ к данным, чтобы быть в курсе последних новостей и разработок в вашей области.
- Вы будете получать новый выпуск регулярно каждый месяц в виде печатного журнала, доставленного по почте.
- С 2010 года все материалы, опубликованные на данном веб-сайте, станут доступными при использовании комплексной подписки.
Быстрый поиск и удобная навигация на сайте помогут вам мгновенно обнаруживать решения для ваших рабочих вопросов. Путем использования наших услуг вы сможете повысить свой профессионализм, уровень статуса и, как результат, зарплату.
Мы рекомендуем вам воспользоваться следующим советом.
Говоря о сроке заключения электронного договора
В арендном соглашении содержится дата – 29.03.2024. Оно было подписано через систему электронного документооборота, и в штампе об этом проставлена другая дата. В тексте соглашения указано, что оно вступает в силу с момента подписания сторонами, и с этой же даты начинается отсчет сроков договора и индексации арендной платы. Какую дату следует считать начальной для исчисления указанных сроков: дату из соглашения или дату из штампа о его подписании?
Обязательства, обратимые вспять.
В случае, когда предварительное соглашение может рассматриваться в качестве основного, возникает вопрос о том, как определить срок для заключения основного договора. Также стороны имеют право включить в такое соглашение условия, которые откладывают или отменяют его исполнение. Важно также знать, можно ли в нем предусмотреть меры обеспечения исполнения договора. Существует ряд отличий между предварительным договором и другими сделками, с которыми его часто путают, такими как соглашение о намерениях, опцион на заключение договора, опционные и рамочные договоры. Однако, основным риском, который следует учитывать при заключении предварительного договора, является возможность его неисполнения.
Следует ли применять понятийные договорённости в ходе судебного процесса?
Большинство договоров требуют письменной формы, однако есть случаи, когда граждане и предприниматели заключают устные соглашения, надеясь в будущем официализировать их на бумаге или принимая риск и оставляя все на словах. Как суд относится к таким соглашениям? Действительно ли соглашение, подписанное на «салфетке», может быть признано полноценным договором? Мы ответим на эти вопросы и приведем примеры из судебной практики, где джентльменские соглашения не признавались, а где стороне удалось доказать их существование.
Правильное описание условий оплаты в договоре
На практике все чаще можно встретить ситуации, когда договоры и их приложения имеют несколько страниц. В данной статье мы рассмотрим способы нумерации приложений к договорам, а также решение таких проблем, как отсутствие номера у первого приложения и последующее добавление второго приложения. Мы также рассмотрим возможность превращения отдельных документов, например актов, в приложения к договору. Кроме того, мы расскажем, каким образом можно придать юридическую силу скан-копиям договора и его приложений при их отправке по электронной почте, особенно в случае, если у контрагентов отсутствуют электронные подписи. Наша статья написана в ответ на вопросы наших подписчиков.
Поступление коммерческого займа с учетом процентов: правильное оформление в соглашении
Поставщики и исполнители в гражданском обороте обычно предоставляют своим клиентам возможность отсрочки или рассрочки платежа за товары, работы или услуги, с установлением лимита финансирования и срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут отложить оплату. В свою очередь, покупатель может предоставить аванс поставщику, оплатив ему полностью или частично до отгрузки товара, что позволяет поставщику быстро пополнить свои оборотные средства. Обычно такое пользование деньгами не требует дополнительной оплаты, однако стороны могут при необходимости установить иную систему оплаты в своем договоре. Рассмотрим, что такое коммерческий кредит, когда он может быть предоставлен и на каких условиях, а также дадим рекомендации по прописанию его в договоре, чтобы не допустить споров о взыскании процентов со второй стороны. Особенно важно сейчас, когда многие партнеры запрашивают отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам заранее позаботиться о своих интересах и установить выгодные для себя условия в договорах. А покупателям, которые внесли аванс, рекомендуется защитить себя от недобросовестности поставщиков.
Какой срок хранения договоров ГПХ и актов?
Считаем, что период сохранения подобных соглашений составляет 5 лет (после истечения срока действия соглашения; после прекращения обязательств по соглашению) (пункт 11 Списка, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Согласно статье 21.1, разделу 1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации, сроки хранения архивных документов определяются федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также списками документов, указанными в пункте 3 статьи 6 и пунктах 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
1. Вопрос: Каковы сроки сохранения кадровой документации?
Документацию по персоналу следует сохранять в течение 75 лет, если она завершена до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если она завершена после этой даты. Однако есть определенные исключения.
Согласно положениям статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ и перечню, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236, определены временные рамки, в течение которых необходимо сохранять документацию, касающуюся личного состава.
Согласно положениям Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, срок хранения документов начинается с 1 января следующего года после их завершения делопроизводством, а не с момента их создания.
Итак, документы, связанные с зачислением на работу, переводом, увольнением, отпуском без сохранения заработной платы и другие документы, относящиеся к личному составу, в принципе, должны храниться не менее 75 лет, если они закрыты до 1 января 2003 года. Если эти документы были закрыты после 1 января 2003 года, их необходимо хранить не менее 50 лет.
Необходимо длительное сохранение документов, таких как трудовые соглашения, личные досье и личные дела руководителей и сотрудников. Если они были завершены до 1 января 2003 года, то их следует хранить в течение 75 лет, а если были завершены после этой даты — в течение 50 лет. Кроме того, требуется постоянное хранение штатного расписания.
Поэтому, все записи о личном составе, сформировавшиеся во время периода госслужбы, не связанной с государственной гражданской службой, должны храниться в течение 75 лет, вне зависимости от даты их составления.
Статья 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ устанавливает такую последовательность.
Сохраняйте индивидуальные инструкции по должностям в течение 75 лет. Если стандартная инструкция по должности была разработана и утверждена другой организацией, то старую инструкцию по месту использования необходимо хранить в течение 3 лет после замены новой.
Сохранять свидетельства о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, отправке в командировки по территории России, а также другие связанные с командировками документы — задания, отчеты и другие — нужно всего лишь в течение пяти лет. Приказы о применении дисциплинарных мер дисциплины необходимо сохранять только три года (согласно пункту 434 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).
Документацию по специальной оценке рабочих условий необходимо сохранять в течение 45 лет, а в случае тяжелых, вредных или опасных условий труда – в течение 75 лет, при условии, что они были завершены до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они были завершены после этой даты.
Следует сохранять правила организации труда даже после внесения изменений. Согласно положениям, они должны храниться в течение одного года. Графики отпусков, в свою очередь, должны быть сохранены в течение трех лет.
Необходимость сохранения документов, подтверждающих, что организация оплатила обучение сотрудника, обусловлена требованиями налогового законодательства. В соответствии с пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса, все документы, подтверждающие обучение, такие как договор с образовательным учреждением, приказ о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. д., должны храниться организацией для списания этих расходов из налогооблагаемой прибыли. Срок хранения этих документов ограничен сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не может быть менее четырех лет.