В соответствии с миграционным законодательством работодатель имеет право принимать на работу только иностранцев с действующими документами. В случае иностранца, обладающего патентом, это означает необходимость своевременной оплаты соответствующих чеков. Поэтому, для подтверждения действительности патента иностранца, компания должна собирать эти чеки у своих сотрудников.
Истек срок действия патента, который был оплачен ранее, и работодатель не получил от сотрудника квитанцию об оплате налога за патент. При проверке компании выяснилось, что иностранный работник забыл его оплатить, однако был допущен к работе. В таком случае компания будет подвержена штрафу от 250 000 до 1 000 000 рублей в соответствии с частью 1 или 3 статьи 18.15 Кодекса об административных правонарушениях РФ. И не имеет значения, на кого фактически оформлен сотрудник — на компанию или аутстаффера.
Примечания, которые содержатся в тексте, о расположении судебных дел по данной и аналогичным темам, доступны для ознакомления в разделе поиска с использованием хештега «судебная практика».
Одна из причин, по которой собираются копии чеков об оплате патента иностранного работника, заключается в том, что иностранцы могут предоставить фальшивые чеки, которые являются полностью поддельными или имеют фактическую сумму оплаты ниже суммы платежа по патенту в данном регионе. В данном случае чеки необходимы для проверки их подлинности, например, через сотрудников Сбербанка.
Важно знать, как распознать поддельный чек среди настоящего и какие уловки используют иностранцы при его подделке. Более подробную информацию на эту тему можно найти в статье «У нас тут фальшивка — подделка чеков».
Существует еще одна причина для сбора и сохранения копий чеков — они могут потеряться, стереться или выцвететь. Ведь чеки необходимы при каждом продлении миграционного учета, при продлении патента и других процедурах. Если отправить иностранца восстанавливать чек перед началом оформления, можно пропустить сроки. Однако, если у компании есть хранящиеся копии чеков, всегда можно приложить их в начале оформления, а дубликаты чеков получить к моменту выдачи документа.
Это статья «Что нужно делать, если патентный чек пропал или выцвел?» является рекомендуемым материалом для прочтения.
Разнообразные методы собирания и сохранения чеков в соответствии с патентом
Для того чтобы своевременно получать от сотрудников чеки по патенту, необходимо организовать систему, которая позволит отслеживать окончание оплаченного периода по патенту для каждого сотрудника. При приближении даты окончания периода необходимо либо запросить чек у сотрудника, либо оплатить его вместе с ним. На страницах статьи «Продление миграционного учета по патенту: как не пропустить сроки» можно найти рекомендации по упрощению этого процесса.
Существуют различные варианты сохранения полученных дубликатов:
- На компьютере имеются отдельные директории для всех сотрудников.
- В облачном хранилище имеются отдельные папки для каждого работника.
- Документационные досье, относящиеся к персональной информации сотрудников, в виде бумажных носителей;
- Если в наличии, то сотрудники могут иметь электронные личные дела, которые хранятся в специальном программном обеспечении.
Много вариантов возможного управления сроком действия документов:
- Excel, великолепное средство для работы с данными, доступно как на компьютере, так и в облачном хранилище.
- Записи о важных событиях встречаются в календаре, на мобильном устройстве и в записных книжках.
- Автоматизация систем контроля представляет собой особое усовершенствование или создание программных продуктов.
В нашей организации мы применяем разработанное нами программное обеспечение для хранения и контроля данных, которое доступно нашим клиентам. Благодаря этому они всегда могут следить за сроками окончания документов у своих сотрудников и в любое время скачать и распечатать сканы нужных иностранных документов.
При отсутствии возможности тщательного наблюдения за миграционными бумагами иностранцев
Если в организации нет своего эксперта по миграции и количество иностранных работников превышает 5 человек, то рекомендуется передать эту функцию миграционной фирме. Так как риски незаконного пребывания иностранного сотрудника без необходимых документов слишком высоки, чтобы полагаться на его собственный контроль.
Вся забота о сотрудниках из-за рубежа – в руках наших экспертов. Больше информации об услугах миграционного сопровождения в нашей компании доступно на официальном сайте «Отдела миграционного сопровождения».
- Оплата за использование интеллектуальных прав мигранта во время торжественных дней
Имеется возможность для иностранных граждан из определенных стран работать в России без необходимости оформления визы. Однако, чтобы воспользоваться данной возможностью, необходимо своевременно оплатить требуемую сумму за патент. Это необходимо сделать даже в случае, если срок оплаты приходится на праздничные дни.
Процедура принятия иностранного работника в организацию является важным и ответственным этапом. Чтобы избежать нарушений, работодатель должен быть в курсе того, какие документы точно требуется запросить у потенциального сотрудника.
Работающий иностранец сталкивается с необходимостью уплаты налогов дважды: сначала он платит авансом, внесением оплаты за патент, а затем уплачивает налог с заработной платы через удержание со стороны работодателя. Тем не менее, можно избежать данной ситуации, воспользовавшись возможностью получить компенсацию в размере НДФЛ от работодателя.