Весьма распространенной ситуацией является дебиторская задолженность, которая представляет собой общую сумму долгов, имеющихся у предприятия перед другими компаниями, государством или клиентами-физическими лицами. Каждый из таких должников получает наименование «дебитор». Возникновение дебиторской задолженности может быть вызвано, например, ситуацией, когда компания продала товар, но еще не получила за него деньги. В этом случае долг покупателя по оплаченному товару рассматривается как дебиторская задолженность. Однако, существуют и обратные ситуации, когда компания предварительно оплатила товар, но его поставка не была осуществлена. Также возможны случаи дебиторской задолженности, связанные с переплатой налогов или предоставлением займа сотруднику.
Никаких обязательств или долгов не имею перед кем-либо.
Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской
Когда компании имеют долг перед кредиторами, это называется дебиторской задолженностью. Однако, когда контрагент в свою очередь имеет задолженность перед компанией, это уже относится к кредиторской задолженности. В то же время, кредиторская задолженность также может включать в себя предоставленные кредиты.
Примеры различных видов задолженности
| Сумма долга со стороны должников | Общая сумма долга перед кредиторами. |
|---|---|
| Излишние суммы, уплаченные в качестве налоговых платежей. | Неоплаченные санкции по налогам за задержку |
| Оплата товара вперед, осуществляемая поставщику | Непогашенный долг поставщику за поставленные товары. |
| Ссуда, предоставляемая сотруднику для приобретения жилой площади. | банку еще не погашенный кредитный остаток |
| Сумма долга перед клиентами | Обязательства перед кредиторами. |
| Излишние суммы, уплаченные в качестве налоговых платежей. | Неоплаченные санкции по налогам за задержку |
| Оплата товара вперед, осуществляемая поставщику | Непогашенный долг поставщику за поставленные товары. |
| Ссуда, предоставляемая сотруднику для приобретения жилой площади. | банку еще не погашенный кредитный остаток |
Когда образуется дебиторская задолженность
Отсрочка платежа возникает в тот момент, когда две стороны одного соглашения не могут одновременно выполнить свои обязательства. Например, одно предприятие поставляет товар, а другое платит за него позже. Поэтому возникает долг: у одной стороны — дебиторская задолженность, у другой — кредиторская. Такая задолженность может существовать как несколько часов, так и на протяжении нескольких лет.
Для торговца было бы идеальным, если бы все клиенты предоставляли предоплату, но на практике такого не происходит. Поэтому покупателям предоставляется возможность отсрочки платежа. Это выгодно для всех участников сделки: клиент может, к примеру, продать товар, который еще не оплачен, по более высокой цене, а продавец расширяет свою клиентскую базу. Чем больше клиентов у компании, тем быстрее растет сумма дебиторской задолженности.
Как организовать предпринимательскую деятельность, избегая платы штрафов.
Виды дебиторской задолженности
У задолженности перед кредиторами имеется несколько характеристик, по которым ее можно классифицировать.
Существуют два вида сроков погашения — долгосрочные и краткосрочные. Краткосрочный долг представляет собой сумму, которую необходимо вернуть в течение года с момента заключения соглашения. Например, если оплата за поставленные материалы должна быть произведена через два месяца. Долгосрочный долг, в свою очередь, имеет срок погашения, превышающий год. Например, это может быть заем, предоставленный сотруднику.
Сроки погашения обязательств можно разделить на две категории: нормальные и просроченные. Нормальная задолженность возникает, когда время для погашения долга еще не наступило. Например, компания поставила товар клиенту, но по условиям договора клиент может оплатить его в течение 10 дней. Если после недели клиент еще не оплатил товар, его задолженность все еще считается нормальной. Проблематичная ситуация возникает, когда сроки, указанные в договоре, истекли. Например, тот же покупатель не оплатил товар даже спустя месяц. В этом случае мы говорим о просроченной задолженности.
В зависимости от лица, ответственного за компанию, возникают различные основания.
- Потребители, включая, но не ограничиваясь, контрагенты по соглашениям о поставках.
- Получатели не получили товар от поставщиков, несмотря на то, что они предварительно заплатили.
- Например, в случае, когда компания выплатила сверх нормы налогов, можно сказать, что государство получило дополнительные средства от нее.
- Сотрудники фирмы могут получить заем, предоставленный компанией.
- Если учредители не внесли свою долю в уставный капитал компании, то это означает, что оплата не была произведена.
Исключено из реестра юридических лиц по требованию налоговой, компания-должник лишается возможности возвращения долга и становится безнадежной. Считается, что безнадежная задолженность не обеспечена никаким залогом, поручительством или банковской гарантией, а также имеет истекший срок исковой давности. Если компания-должник ликвидирована или приставам не удается взыскать задолженность, то долг также считается безнадежным.
Управление дебиторской задолженностью
Когда возникает безвыходная ситуация с долгами от клиентов, компания теряет прибыль и остается без необходимых средств. Если количество таких задолженностей увеличивается, предприятие не может закупать материалы, производить товары, выплачивать зарплаты и уплачивать налоги — все это может привести не только к убыткам, но и к банкротству. Поэтому задача управляющих — возвращать долги, а в идеальном случае — предотвращать подобные ситуации. Эта работа известна как управление задолженностью клиентов.
Ниже перечислены способы, которые можно применить для контроля дебиторской задолженности:
- Проведение анализа долговых обязательств позволяет выявить сомнительную и безнадежную задолженность перед кредиторами. Фирма вправе производить анализ обязательств по своему усмотрению, однако имеются случаи, когда это является обязательным — например, при выявлении хищения на предприятии или принятии решения о ликвидации организации. Кроме того, анализ задолженности проводится перед составлением годового отчета. Результаты анализа задолженности перед дебиторами, покупателями и поставщиками документируются специальным актом, а бухгалтерия составляет соответствующую справку.
- Бухгалтерия занимается выяснением сроков погашения задолженностей и отправкой уведомлений о них контрагентам. Для этого они проверяют информацию о задолженности, указанную в договорах, анализируют информацию о поставках товаров и услуг, и высылают письма партнерам, напоминая о необходимости оплаты в указанный срок.
- Для оценки затрат на взыскание долга следует принять во внимание, что стоимость проведения работы по взысканию может значительно превышать сумму самого долга. Оплата юристов и судебные издержки могут оказаться выше, чем сумма, которую удастся вернуть. Поэтому разумно определить минимальную сумму, при которой оправдана организация работы по взысканию, и контролировать только те просроченные платежи, которые превышают эту сумму.
- Необходимо провести проверку платежеспособности должника. Возможно, ситуация уже прогрессирует к банкротству, и требуется немедленное принятие мер для включения в реестр кредиторов. В базе арбитражных дел можно узнать о подаче иска о банкротстве со стороны контрагента. Для проверки нахождения должника в стадии банкротства можно обратиться к Единому федеральному реестру сведений о деятельности юридических лиц. Используя сервис «Прозрачный бизнес» ФНС, можно узнать, находится ли должник в стадии ликвидации или реорганизации.
Основные задачи управления задолженностью
С целью обеспечения своевременной оплаты со стороны партнеров компания принимает меры, осуществляя проверку дебиторов еще до заключения сделки. Кроме того, сотрудники составляют договоры с такими условиями, которые создают клиентам неблагоприятные условия для становления должниками. Например, включают в договоры штрафные санкции за задержку платежей.
Также, необходимо, чтобы организация регулярно проверяла, какой объем задолженности у клиентов просрочен и налагала претензии на недобросовестных плательщиков. Управление дебиторской задолженностью предполагает также возможность взыскания долгов через суд с клиентов, которые уклоняются от оплаты и являются злостными неплательщиками.
Участники управления задолженностью
Решение проблем с долгами не ограничивается финансовыми специалистами компании. Другие отделы также принимают участие в управлении задолженностью перед нами. Например, наши сотрудники службы безопасности осуществляют проверку наших контрагентов, а наши менеджеры по продажам и бухгалтеры тщательно отслеживают неплатежи. Юристы занимаются составлением претензий и взысканием долгов в судебном порядке. В свою очередь, руководство компании организует и контролирует весь этот процесс, а также стимулирует наших сотрудников.