Что такое аутсорсинг и зачем он нужен

В коммерческой сфере всегда есть решаемые задачи, которые могут быть эффективнее решены, если доверить их специалистам в соответствующей области. Такой подход позволяет сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах и освободить ресурсы для развития. Такую передачу задач называют аутсорсингом. В данной статье мы расскажем о том, какие дела можно передать на аутсорсинг, чтобы оптимизировать ресурсы в бизнесе.

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг представляет собой практику, при которой компания привлекает внешнюю организацию для решения определенных задач. Область этих задач может быть очень разнообразной — от оказания IT-поддержки до организации производства товаров.

Атрибуция и найм — эти два различных подхода к использованию и привлечению ресурсов для достижения бизнес-целей. В отличие от найма, где компания принимает новых сотрудников в свою команду, атрибуция предполагает передачу неспециализированных функций компании-подрядчику.

Какие задачи передают на аутсорсинг

В аутсорсинге можно выделить четыре основных направления.

• Оптимизация бухгалтерских процессов. Организация привлекает квалифицированных профессионалов в области бухгалтерии с целью эффективного ведения учета и составления отчетности.
• Аутсорсинг IT-услуг стал распространенной практикой в сфере компьютерных систем и программного обеспечения. Бизнесы передают эти функции специализированным IT-компаниям, что позволяет им сэкономить на содержании собственного IT-отдела, который не является постоянной необходимостью.
• Процесс аутсорсинга производства заключается в передаче компанией своих товаров на производство другим предприятиям. Такая стратегия применяется в случаях, когда необходима гибкость и быстрая адаптация к изменяющемуся рынку. Например, если объемы производства нестабильны и часто меняются или если компания хочет сосредоточить больше ресурсов на своем развитии.
• Контактный центр — решение для обработки обращений клиентов во время высокого сезона. Вместо того чтобы перегружать сотрудников компании, специалисты контактного центра берут на себя эту задачу. Например, перед наступлением Нового года количество обращений может значительно возрасти. Для сотрудника компании было бы сложно справиться с такой нагрузкой, поэтому рациональное решение — передать эти задачи на аутсорсинг.

Различные формы аутсорсинга доступны компаниям в зависимости от их индивидуальных требований. Например, они могут передать транспортные и складские операции сторонним поставщикам — это будет логистический аутсорсинг, или поручить маркетинговые функции, исследования рынка, продвижение и рекламу специализированным агентствам — это аутсорсинг маркетинга.

Какие есть плюсы и минусы аутсорсинга

Аутсорсинг — это не панацея. У него есть свои положительные и отрицательные стороны, которые необходимо принимать во внимание.

Выгоды использования аутсорсинга

Организация гибкого использования ресурсов. Аутсорсинг предоставляет фирмам возможность оперативно приспосабливаться к изменениям, варьировать объемы работы без необходимости привлекать или увольнять персонал.

Оптимизация расходов является важным фактором при использовании аутсорсинга. Компаниям больше не нужно беспокоиться о выплате зарплаты, уплате налогов, социальных выплат и других расходах, связанных со штатными сотрудниками. Если же компания передает производство на аутсорс, то ей не придется самостоятельно приобретать оборудование и настраивать процессы — достаточно привлечь подрядчика, согласовать работы и получить готовый продукт. Бизнес теперь платит только за фактически оказанные услуги и произведенные товары, что значительно снижает операционные расходы.

Получение доступа к экспертным навыкам становится возможным благодаря аутсорсингу, который позволяет привлечь профессионалов высокого уровня для решения сложных задач. Это удобное решение в случаях, когда непростые задачи требуют специализированных знаний, которыми не каждый сотрудник обладает. Также аутсорсинг является эффективным вариантом, когда требуется выполнить конкретную задачу один раз без необходимости наличия сотрудника внутри компании.

Уделяя основное внимание важным задачам. При передаче компанией второстепенных задач внешним исполнителям, она имеет возможность сосредоточиться на развитии ключевых направлений. Например, если бизнес занимается разработкой программного обеспечения, то поддержку пользователей и обслуживание систем можно доверить IT-аутсорсингу. В результате компания сможет выделить больше ресурсов на создание новых продуктов, что позволит ей укрепить свои позиции на рынке.

Недостатки

Опасения по сохранности данных. Выполнение внешнего заказа связано с рядом рисков, связанных с защитой конфиденциальной информации. Это особенно важно, если речь идет о финансовых показателях компании, персональных данных клиентов и коммерческой тайне. Утечка таких данных может серьезно пошатнуть репутацию организации, привести к финансовым потерям и проблемам с законодательством.

Зависимость от поставщиков может возникнуть в результате долгосрочного сотрудничества с одним или несколькими поставщиками услуг. Если внезапно произойдет отказ аутсорс-компании от выполнения работ, процессы в компании заказчика также остановятся.

Существующие проблемы с качеством. Несмотря на предварительные договоренности, услуги, предоставляемые внешним партнером, не всегда соответствуют ожиданиям. Например, исполнитель может не завершить задание в оговоренные сроки или недостаточно информировать компанию о прогрессе работ. В результате проект может быть задержан и возникнут дополнительные расходы.

Кому подходит аутсорсинг

Аутсорсингом активно пользуются предприятия разного размера и специализации, что приносит им множество преимуществ и удобств. Независимо от того, являетесь ли вы крупной корпорацией или новым стартапом, такое решение может оказаться весьма полезным и выгодным. Вот кого именно это может заинтересовать.

Аутсорсинг предоставляет стартапам и малому бизнесу возможность быстро обзавестись необходимыми навыками и технологиями. Таким компаниям часто требуется сосредоточиться на создании своего особого продукта или услуги для выхода на рынок, и аутсорсинг помогает ускорить этот процесс.

Предположим, узкая организация занимается сферой информационных технологий. Она обладает своим собственным офисом, однако не имеет постоянных юристов и бухгалтеров, услуги которых необходимы регулярно, но в небольших объемах. Чтобы не тратить ресурсы на поиск, найм и обучение новых работников, организация обращается к внешним экспертам в данных сферах, заключает с ними договор и выплачивает вознаграждение за определенные аутсорсинговые услуги.

Аутсорсинг — это отличный инструмент для крупного бизнеса, который позволяет сэкономить на расширении штата сотрудников. Этот подход помогает оptимизировать затраты на найм и обслуживание персонала, а также на поддержку внутренних процессов и инфраструктуры.

В случае упоминания о специалистах с узкой специализацией, чья работа скорее будет дополнительной, чем основной, аутсорсинг позволит найти нужную экспертизу и быстро приспособиться к новым условиям, аутсорсные компании помогут оптимизировать ресурсы в соответствии с текущими потребностями. К примеру, в производственной сфере, где объемы могут изменяться в зависимости от спроса на рынке.

В каком случае аутсорсинг может не подойти

Аутсорсинг не всегда является оптимальным вариантом. Возможно, есть несколько ситуаций, когда он не является наилучшим решением:

• Если необходимо тщательно регулировать все этапы, использование аутсорсинга может привести к утрате контроля над определенными аспектами работы. Это особенно критично, если успех предприятия зависит от особых знаний и навыков. Например, для разработки инновационного продукта необходимо, чтобы все процессы осуществлялись внутри компании.
• Если требуется обеспечить абсолютную приватность информации, то не рекомендуется доверять аутсорсинговой компании доступ к конфиденциальным данным. В случае, если деловому партнёру нельзя доверять на 100%, лучше воздержаться от передачи ему важной информации.

Если IT-компания активно взаимодействует с авторским правом или ведет международный бизнес, то более предпочтительным будет нанимать юристов и бухгалтеров непосредственно в составе сотрудников, а не прибегать к услугам аутсорсинга. Это позволит организации избежать необходимости ожидания аутсорс-эксперта при заключении новых контрактов или проведении расчетов в иностранной валюте, а также освободит от необходимости знакомить его с особенностями работы компании.

Когда мы ищем внешних специалистов, важно учитывать их репутацию, опыт работы и отзывы. Также необходимо четко описать условия сотрудничества в договоре. При выборе проверенного аутсорс-партнера, компания сможет эффективно решить задачи без лишних финансовых и организационных затрат.

Аутсорсинг: что нужно знать руководителю

Хотя стремление к самостоятельному выполнению всех задач и контролю за ними является естественным, раздробление дел на второстепенные занятия является неэффективным и невыгодным для бизнеса. Как можно успешно заниматься производством, когда ежедневно приходится тратить время на решение множества незначительных, но необходимых задач для нормального функционирования предприятия?

В таком случае, разумным решением будет аутсорсинг — передача определенных задач другой профессиональной организации. Мы подробно расскажем о понятии аутсорсинга и его отличиях от аутстаффинга, а также обсудим его преимущества и недостатки, а также дадим рекомендации по началу перехода на эту новую систему.

• Аутсорсинг – это практика передачи определенных функций или процессов компании третьему лицу для выполнения.
• Преимущества и недостатки аутсорсинга в сфере предпринимательства
• Разновидности аутсорсинга
• Как происходит оплата аутсорсинга: расчет стоимости предоставляемых услуг
• Как определить и привлечь внешних исполнителей

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг – это процесс найма внешнего подрядчика для осуществления различных производственных задач. В качестве подрядчика может выступать как отдельный эксперт, так и компания.

Адвокаты были среди первых, кто оценил все плюсы аутсорсинга. Сцена из популярного сериала «Форс-Мажоры» (Suits, 2011). Фотография взята с сайта kinopoisk.ru.

Идея использования внешних ресурсов, выраженная термином «outsourcing», возникла в США в начале XX века. В те времена юридические фирмы предоставляли свои услуги частным лицам и организациям. Оказалось, что нанимать квалифицированных специалистов по мере необходимости является гораздо более простым, эффективным и выгодным решением, чем поддерживать постоянную штатную юридическую команду. Это понимание привело к распространению понятия outsourcing только в 80-х годах прошлого века.

В 1923 году Альфред Слоун стал исполнительным директором General Motors. Он был первопроходцем в области аутсорсинга. На тот момент лидером на рынке автомобилей была компания Ford Motor Company. Но в отличие от своего конкурента, который занимался всем производством самостоятельно, от добычи сырья до строительства железных дорог, Слоун решил привлечь сторонних подрядчиков. Всего за 4 года General Motors контролировали уже 45% рынка. Генри Форд, который был ярым противником аутсорсинга, был вынужден признать, что если есть то, что другие делают лучше и дешевле, то нет смысла продолжать делать это самим. Такую работу лучше передать тем, кто сможет выполнить ее с лучшим результатом.

Какие преимущества может предоставить аутсорсинг?

Передовая компания может своевременно справиться с различными задачами благодаря применению аутсорсинга.

• Малым фирмам может быть нерентабельно содержать работников, которые требуются лишь временно. Примером таких работ могут быть сезонные работы, периодические отчеты или ведение юридического представительства. Поэтому привлечение внешнего исполнителя является целесообразным в экономическом плане.
• Если компаниям требуются структурные подразделения, которые не приносят доход, но необходимы для обеспечения основной деятельности, аутсорсинг является вариантом, который стоит рассмотреть.
• Организация, испытывающая потребность в снижении штата сотрудников или поддержании среднего уровня заработной платы, имеет возможность избавиться от низкооплачиваемых должностей путем аутсорсинга, таких как уборка, кейтеринг, охрана помещений и прочее.
• Организация может столкнуться с определенными проблемами при поиске сотрудников высокой квалификации в узких областях специализации или не в состоянии предоставить им достаточное количество работы.
• Организация call-центра может столкнуться с проблемой высоких затрат на техническое оборудование, что может оказаться неприемлемым для компании.

Какие обязанности часто передают на внешний подряд?

Результаты исследований показывают, что к 2022 году мировой рынок аутсорсинга достигнет объема в 261,9 млрд долларов и продолжит свой рост. Специалисты считают, что можно передать на аутсорсинг практически все функции, за исключением тех, которые относятся к экспертным знаниям вашей компании.

Зачастую компании обращаются к внешним исполнителям с целью решить следующие задачи:

• бухучёт;
• клининг;
• поддержка разнообразных программ и устройств;
• планирование и управление рабочими поездками;
• создание компьютерных программ;
• логистика;
• реклама;
• проведение различных акций и мероприятий;
• безопасность и защита;
• Услуги переводчика.

Аутсорсинг

Иногда предпринимателю невыгодно иметь сотрудников, занимающихся непрофильными задачами, например, уборкой. Вместо этого можно передать выполнение этих задач другой компании, которая возьмет на себя все расходы и заботы, связанные с содержанием персонала, такие как налоги, страховые взносы, больничные и отпускные, а также закупку инвентаря и чистящих средств. В результате, предпринимателю придется оплатить только саму услугу.

Существует широкий спектр задач, которые могут быть переданы на аутсорсинг: это может быть техническая поддержка, учетная запись, найм сотрудников и многое другое.

Разница между аутсорсингом и фрилансом

Проанализированы главные отличия и систематизированы в виде таблицы.

В работе на фрилансе используется подход, при котором для выполнения задач привлекается специалист, не являющийся постоянным сотрудником компании. Такой эксперт выполняет отдельные задания на основе договора о предоставлении услуг. Например, для создания сайта бизнес может привлечь веб-разработчика, а для разработки логотипа — дизайнера. По завершении работы по договору считается исполненным.

Этому эксперту гонорар выплачивается без посредников, а налоги он платит самостоятельно. Если фрилансер является самозанятым, то существует определенный риск. Если специалист перестает быть самозанятым, например, если его доход превысит установленный лимит для налога на доходы физических лиц, бизнес может столкнуться с дополнительными отчислениями и уплатой налога на доходы физических лиц, а также с выплатой штрафа.

Соглашение на аутсорсинг заключается на длительный срок с компанией. Отличным примером аутсорсинга может быть создание индивидуальных обложек для каждой статьи в журнале. В каждом проекте работает команда опытных специалистов. Предприниматель не сам выбирает, кто будет нанят из внешней организации для выполнения заказа — это обязанность менеджера партнерской компании.

Аутсорсинг представляет собой процесс, при котором бизнесмен осуществляет выплату определенной суммы компании, согласно заключенному договору, и последующая расчетная работа с сотрудниками осуществляется подрядчиком самостоятельно.

Плюсы аутсорсинга

У найма сотрудника или команды в штат есть четыре недостатка по сравнению с аутсорсингом.

Диагностика. Самостоятельно предприниматель может овладеть знаниями в области бухгалтерии, верстки, маркетинга и дизайна. Однако, его умения не сравнятся с опытом и экспертизой профессионалов.

Кроме того, для успешного приема на работу требуется не только наем хорошего специалиста, но и умение определить важные факторы при оценке резюме или проведении интервью. Если бизнесмен не является экспертом в данной области, возникает риск нанять некомпетентного сотрудника и потерять финансовые ресурсы. Однако, компания, которая занимается аутсорсингом подбора персонала, берет на себя задачу поиска профессионалов, что повышает вероятность качественного выполнения услуг.

Компания может сэкономить время, передавая непрофильные задачи другим специалистам и сосредоточиваясь на ключевых вопросах своего бизнеса. Это позволяет избежать затраты административных ресурсов на решение возникших проблем, таких как программные сбои, грязные полы или оформление больничного листа. Вся ответственность за выполнение этих задач лежит на подрядчике.

Вопрос разделения рисков является важным аспектом в случае возникновения ошибок, неисполнения задачи, а также возможной порчи товаров или оборудования заказчиком. В целях минимизации потенциальных убытков, стороны могут включить в договор условия о возмещении ущерба, указав конкретные суммы штрафов или процентов от оплаты в случае срыва работ.

Сокращение расходов государственного фонда. Нанимателю не требуется изыскивать средства на страховые взносы, компенсацию отпусков и больничных, а также на выплаты премий и бонусов. Необходимость вложений в обучение персонала и приобретение нового оборудования отсутствует.

В результате, предприниматель имеет возможность достигнуть конечного результата с меньшими затратами и в кратчайшие сроки.