Запрос на предоставление документов

Запросить документы и информацию — это форма делового общения, официальное обращение к компании.

• лица или его уполномоченного представителя;
• Компания или представитель правового субъекта.

Рекомендуем использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 в качестве основы для оформления и примера.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы служат для получения дополнительной информации и требуемых документов, которые необходимы в различных жизненных и профессиональных ситуациях. Такие письма обычно направляются:

• государственным органам, включая законодательные и исполнительные ветви власти, а также их местным подразделениям;
• коллегам по бизнесу; участникам деловых сделок; партнерам по работе; профессиональным партнерам; коммерческим сотрудникам.
• контрагентам;
• основной компании и подчиненной структуре
• филиалу;
• отдельному филиалу;
• структурам, ответственным за управление компанией;
• Компаниям, предоставляющим товары, услуги и труд населению.

Письмо-запрос является юридически значимым документом, поэтому оно:

• предъявлять полный набор требуемых документов и данных;
• Если документ направляется государственным органам, его составление осуществляется в соответствии с установленными государством правилами.

Используя запрос на получение информации, невозможно получить данные, включающие частную информацию о людях, государственные секреты и коммерческие тайны.

• Информация, полученная из базы данных Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ),
• о лицах, которые были лишены права участия по решению суда;
• Данные о лицах, обладающих имуществом, участками земли и постройками.
• Данные из базы данных, предоставляющей информацию о развитии городской инфраструктуры.

• комплект документов, необходимых для осуществления проверки надежности потенциального партнера;
• Речь идет о разнообразии и ценах на товары и услуги, которые производятся или предлагаются для поставки.
• информация о технических параметрах товаров и их наличии, а также о методах доставки и сроках поставки товаров и продукции;
• документация и описания товаров, нормативные требования к использованию;
• Удостоверения и разрешительные документы.

Есть информация, которая остается недоступной. Например, в процессе проверки партнера вам могут не предоставить все необходимые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Отсутствует унифицированный бланк или образец запроса в таможню для получения информации, поскольку каждая ситуация является уникальной. Конкретное содержание запроса будет определяться:

• сообщение нужных данных является основной целью
• Если государственный орган является получателем, регламентом.
• Автором и его пониманием обстановки.

Как правило, кто занимается составлением обращения?

• Любой сотрудник, обладающий полномочиями и компетентностью, действует по указанию или в соответствии со своими должностными полномочиями в интересах организации.
• Физическое лицо или его законный представитель.

Следующие элементы предлагаемой структуры имеются в виду:

Если вы хотите отправить письмо своим партнерам, контрагентам или другой стороне договора, то следует обратить внимание на то, что обращения не требуются при написании сообщений на официальных сайтах государственных структур и ведомств.

Документ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019) содержит подробные и полные указания относительно требований и состава бланка запроса.

Образцы

Коммуникация с органами исполнительной власти государства подчиняется одним и тем же нормам и правилам.

В случае потери документов и необходимости получения копий у контрагента, для решения коммерческих вопросов будет полезно использовать образец письма-запроса.

Компания «Фирма» является обществом с ограниченной ответственностью.

Адрес в Москве — Волгоградский проспект, дом 18, почтовый индекс 110213. Контактный телефон: (321) 321-11-22. Также есть телефон/факс: (495) 321-01-02. Код ОКПО 02112332, ОГРН 1022000230321. ИНН/КПП 1103021120/338022002.

Письмо адресовано главному руководителю фирмы ООО «Холод».

Адрес, по которому расположена улица Прохладная, составляет номер 9.

В период с марта по июнь 2020 года, наша компания ООО «Фирма» приобрела у вас 150 штук кондиционеров LG P09EP. Оплата за товар была произведена в полном объеме.

Из-за неожиданной ситуации (возгорания в рабочем помещении) мы потеряли следующие вещи:

1. Оригинальная копия соглашения о поставке с номером 123 от 23.02.2020 года.
2. Документы, фиксирующие передачу и прием материалов, под идентификационными номерами №123-1, №123-2 и №123-3.

Мы просим помочь нам восстановить утраченные документы в течение 7 рабочих дней. Пожалуйста, передайте их нашему сотруднику лично.

Р. Р. Разумов является заместителем руководителя компании ООО «Фирма».

Как оформить и кому отправить

В соответствии с применяемыми стандартами ГОСТ Р 7.0.97-2016, рекомендуется следующий оптимальный способ составления официального запроса на получение необходимых документов:

• О предприятии можно узнать следующую информацию: почтовые и электронные адреса, банковские реквизиты и контактные телефоны.
• информация о жителе: место прописки, место проживания, контактный номер телефона и электронная почта.

• Необходимо оформлять документы на специальном бланке, на котором указан логотип и данные организации.
• Необходимо переделать текст, делая его содержание оригинальным и при этом использовать деловой язык и стиль. Пожалуйста, воздержитесь от ссылок на другие ресурсы и предоставьте только результат.
• При формулировании обоснования необходимо обратиться к соответствующим нормам закона, правовым актам, договорам и организационно-правовым документам.
• Пожалуйста, определите причину вашего запроса или объясните, почему вы его делаете (если это требуется).
• Предлагается воспользоваться имеющимися примерами коммерческой корреспонденции.

Сроки ответа

Время, которое государственные органы могут затрачивать на рассмотрение и ответ на запросы, определено в ФЗ-8 от 09.02.2009 года (в редакции от 28.12.2017 года). Этот срок имеет следующую продолжительность:

• Через месяц после момента регистрации;
• Если вам необходимо больше времени для подготовки ответа, вы можете воспользоваться 45-дневным сроком.

Важно покинуть заявителя в курсе о росте срока (вместе с объяснением причины задержки) в пределах 7 дней с момента зарегистрированного запроса (пункт 6 статьи 18 Закона № 8).

Если количество требуемых данных превышает лимит, установленный государством, то адресат обязан в течение 7 дней после регистрации запроса отправить уведомление об объеме информации, ее стоимости и порядке оплаты лицу, обратившемуся за ней. Если запрос не попадает в компетенцию адресата, он должен в течение 7 дней сообщить об этом и указать орган, в который рекомендуется обратиться повторно (согласно пункту 7 статьи 18 Федерального закона № 8).

В остальных ситуациях рекомендуется предоставить ответ, основываясь на следующих критериях:

• со соглашением;
• правилами предоставления государственных услуг;
• специфическим нормативным документом, разработанным для данной компании

Необходимо предоставить ответ в разумные сроки.

Консульский информационный портал

Люди, проживающие на территории России, включая российских граждан, граждан других стран и лиц без гражданства.

Обобщенная информация:

Органы государственной власти осуществляют государственную услугу по запрашиванию личных документов, которые были оформлены в отношении граждан России компетентными органами иностранных государств и находятся на их территории.

• Министерство внешних дел Российской Федерации;
• Государственным ведомством РФ, отвечающим за правовую сферу, является Министерство юстиции.

Заявители, желающие получить документы, находящиеся на территории государств – членов Содружества Независимых Государств (СНГ), должны обратиться в Министерство юстиции Российской Федерации, расположенное по адресу: г. Москва, ул. Житная, дом 14, индекс 119991.

Для того чтобы получить документы из иностранных государств, не входящих в СНГ, заявители должны написать заявление и обратиться в офис по работе с обращениями граждан Министерства иностранных дел Российской Федерации, расположенном по адресу: город Москва, Денежный переулок, дом 19 (ближайшая станция метро — «Смоленская»), или отправить заявление по почте по адресу: 119200, город Москва, Смоленская-Сенная площадь, дом 32/34.

Гражданин России или другое лицо, у которого есть право в соответствии с законами иностранного государства, может запросить документы из-за границы. Данный документ был составлен компетентными органами этой страны.

Осуществление государственной услуги в цифровом варианте не производится.

Список обязательных документов:

1. Фраза, подлежащая утверждению:
   • Образец (приложение №5)
   • Форма (приложение 6)

Для заполнения заявления можно воспользоваться электронными устройствами или оформить его четким почерком чернилами черного или синего цвета.

Исключается возможность устранения неправильностей путем перечеркивания и с использованием средств корректировки.

Вместе с заявлением прилагаются все имеющиеся документы, в которых содержатся дополнительные информации о запрашиваемом документе.

Отказ в принятии необходимой бумажной документации:

При принятии документов отказывается по причине неправильного оформления заявления (наличие зачеркиваний, нечеткого почерка, отсутствие необходимых данных о требуемом документе), а также отсутствия квитанции об оплате государственной пошлины.

Государственная услуга должна быть оказана в установленные сроки.

Государственная услуга при запросе документов из другой страны должна быть выполнена в течение полугода после регистрации всех необходимых документов в Консульском департаменте МИД России.

Руководитель Консульского департамента МИД России имеет право увеличить срок на 3 месяца при наличии уважительных оснований, таких как невозможность получить необходимые документы, потеря документов, потребность в предоставлении дополнительной информации для запроса документа и других ситуациях.

Официальный представитель Консульского департамента Министерства Иностранных Дел России в течение 15 рабочих дней после регистрации запроса и получения ответов от заграничных учреждений направляет заявителю требуемые документы или сообщение о том, что запрошенная информация отсутствует. Пересылка осуществляется почтовым отправлением в соответствии с установленными правилами.

Отказ в оказании государственной услуги:

Причиной отказа в получении государственной услуги является отсутствие полномочий Министерства иностранных дел Российской Федерации на запрос данного документа в соответствии с международными соглашениями.