Уже более года прошло с того момента, как нам была доступна возможность выбирать, получать больничные листы в электронном или бумажном формате. Теперь большинство больничных листов оформляются онлайн, что значительно упростило взаимодействие между лечебными учреждениями, работниками, работодателями и Социальным фондом. Новшество это оказалось очень удобным для работников, так как им практически ничего не требуется, но компаниям приходится учиться работать в соответствии с новыми правилами.
Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой силой согласно Федеральному закону от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Однако существует только один формат для их выдачи (описанный в части 2 статьи 1 и части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, а также в пункте 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Это означает, что больной сотрудник не может одновременно получить электронную и бумажную версии листка нетрудоспособности.
Что собой представляет электронный листок
С начала 2022 года все чаще применяется онлайн-оформление документов, однако многие сотрудники и работодатели не знают, как отличается электронный больничный от его бумажной версии. Внешне они очень похожи, так как оба формата содержат одинаковые поля для заполнения. Основное отличие заключается в том, что электронный больничный заполняется с помощью специальной программы, а бумажный документ заполняется вручную. Также имеются отличия в правилах хранения.
Вот как выглядит документ, удостоверяющий нетрудоспособность, на бумажном листе:
Это пример цифрового медицинского свидетельства, доступного в личном кабинете выдуманной компании.
Информация: кодификация основ причин нерабоспособности в медицинских документах.
Как пользоваться электронными больничными
В процессе оформления и оплаты электронных больничных листов участвуют три различных организации.
- медицинский центр; центр медицинского лечения
- работодатель;
- Фонд социальной поддержки.
Для того чтобы успешно оформить цифровой документ, необходимо убедиться, что каждое звено в этой последовательности связано с Единой интегрированной информационной системой «Соцстрах». Вот инструкция о том, как осуществить переход на электронные больничные листы для работодателя:
- Достичь договоренности о сотрудничестве со местной организацией Социального фонда.
- Регистрация в системе ЕИИС «Соцстрах» является наиболее удобным вариантом, так как через эту платформу работодателю будут автоматически поступать уведомления о всех изменениях, связанных с больничным листом — открытие, продление, закрытие или аннулирование. Однако, компания может также использовать оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг для выполнения этих операций.
- При необходимости провести обучение бухгалтера использованию новой программы и получить для него электронную подпись.
- Установка специализированного программного обеспечения, предназначенного для проведения проверки подлинности цифровой подписи.
По закону работодатель не обязан уведомлять своих работников о процессе подачи онлайн-заявок на больничные листы.
По завершении предварительной подготовки, изучим, как функционирует электронный медицинский документ в реальной ситуации.
- Медицинский специалист составляет документ о временной нетрудоспособности и направляет его в специализированную систему электронного взаимодействия «Соцстрах».
- Медик выдает индивидуальный идентификатор заболевшему трудящемуся.
- Сотрудник направляет свой телефон в отдел бухгалтерии. Или Социальный фонд автоматически информирует работодателя о появлении больничного листа.
- Не нужно разбираться в том, как передать работодателю электронный больничный лист: его можно получить через систему «Соцстрах» или личный кабинет страхователя, используя номер или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается только заполнить нужные поля. Часть информации обычно заполняется автоматически, но все равно стоит проверить и при необходимости исправить.
- Когда бухгалтер заполняет и подписывает листок, он отправляется в Социальный фонд.
- Фонд самостоятельно производит расчеты и осуществляет выплату пособия.
Если работник работал во время болезни, работодатель оплачивает отработанные дни вместо выплаты пособия. Когда Соцфонд запрашивает информацию, бухгалтер должен указать, что пособие не выплачивается.
Получите все преимущества отличного сервиса: уникальный онлайн-инструмент для расчета денежной компенсации в случае болезни.
Как заполнять больничные по новым правилам
В Приказе Минздрава России от 23 ноября 2021 года № 1089н содержится подробное руководство по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем календарном году. Работодатель имеет возможность заполнить только определенную часть, которая доступна ему. Также, как и в предыдущей версии бумажного бланка, необходимо указать следующую информацию:
- среднедушевой доход, необходимый для получения пособия
- опыт работы в страховой компании;
- сумма, подлежащая уплате
- Начало рабочего процесса
В случае обнаружения ошибок в заполнении электронного больничного листа работодателю, согласно инструкции, необходимо следовать определенным действиям. Если ошибки были обнаружены самим бухгалтером, то документ должен быть заново заполнен и отправлен в Соцфонд с указанием причины возникновения неточности. В случае, если ошибки были обнаружены сотрудниками фонда, то им будет направлен запрос с просьбой предоставить дополнительные сведения для уточнения информации.
Для правильного заполнения документа требуется установить последнюю версию программного обеспечения и установить все обновления для него. После завершения заполнения, документ сохраняется, подписывается с использованием электронной подписи и автоматически отправляется в Социальный фонд.
Оплата цифрового листка нетрудоспособности следует стандартной процедуре: после первых трех дней болезни работодатель выплачивает пособие в ближайший расчетный день, а все остальные суммы перечисляются Соцфондом в течение 10 дней после получения соответствующих данных.
Получите информацию о продолжительности и оплате больничного отпуска в соответствии с законодательством.
Печатать или нет
На большинстве организаций существует такое правило: то, что написано пером, не вырубишь топором. Именно поэтому способ распечатки электронного больничного листа известен практически каждому кадровику и бухгалтеру. Но действительно ли нужно его печатать? Согласно официальному сайту Соцфонда, распечатывать и хранить копию электронного больничного листа не требуется. Цифровой документ обладает такой же юридической значимостью, как и бумажный, но он хранится в информационной системе «Соцстрах», в отличие от традиционного варианта.
Специалисты компании КонсультантПлюс детально проанализировали методы организации работы с электронным больничным листом. Пользуйтесь данными рекомендациями безвозмездно.
Больничные на Госуслугах
Данные из отчётов и заключений врачей, а также история заболеваний. Также, с помощью этой системы, граждане могут записаться на прием к врачу, получить направления на анализы и процедуры, а также заказать лекарственные препараты в онлайн-аптеке. Все эти возможности призваны облегчить доступ к медицинским услугам и обеспечить гражданам удобство и своевременную информацию о своём здоровье.
- идентификационный номер документа;
- информация о медицинском специалисте
- информация об учреждении здравоохранения;
- Отсутствует информация о временной нетрудоспособности.
Плюсы использования
Год 2020 пролил свет на преимущества электронных больничных листов, поскольку в связи с пандемией коронавируса их использование значительно возросло, учитывая большое количество больных.
Строгие документы, требующие специальной защиты, часто оформляются на бумажных бланках. Но изготовление таких бланков обходится довольно дорого, и утрата или повреждение их вызывает проблемы не только для врачей, пациентов, но и для работодателей. Цифровые бланки, в свою очередь, позволяют сэкономить на печати бумажных носителей и легко исправить ошибки без каких-либо проблем.
Если используется электронный больничный лист, вероятность его подделки сведена к минимуму. Однако, большинство правонарушений в этой сфере связаны не с подделкой, а с оправдательной выпиской работника документов без достаточных оснований. Это означает, что проблема проверки подлинности электронного больничного листа теряет свою актуальность. Количество контактов пациента с этим документом минимально, и работник не может внести в него изменения.
Необходимо иметь навык: как убедиться в подлинности медицинского отсутствия
Одним из дополнительных преимуществ является сокращение нагрузки на сотрудников отдела кадров. Они больше не нуждаются в организации передачи бумажной документации в государственные органы, проверке их подлинности и обеспечении их надежного хранения.
Существуют и другие положительные стороны электронных больничных записей, например, возможность значительно сократить время на обработку и получение необходимой документации, что особенно ценно для эффективной работы организации в современных условиях.
При возможности получения выплат по больничному листу, даже в случае наличия исполнительного листа, может потребоваться учесть определенные особенности удержаний.
Видео: 10 главных вопросов про расчет и оплату больничных
Электронные больничные листы — это по-настоящему удобный инструмент как для предприятий, так и для граждан. Проверьте документ в любой удобный момент, убедитесь в правильности расчетов и узнайте, когда будет выплачено пособие. И не нужно беспокоиться о сохранности информации: государственные служащие гарантируют, что они смогут сохранить ее без доступа третьих лиц.
Как найти электронный больничный лист
Сегодняшний день характеризуется использованием как бумажных, так и электронных больничных листов (ЭЛН). В то же время, количество электронных листков нетрудоспособности постоянно увеличивается. Медицинские учреждения оборудуются специальными компьютерными программами, чтобы начать использовать электронную подпись и наладить обмен информацией с Фондом социального страхования (ФСС), необходимый для оформления ЭЛН. Работодатели, в свою очередь, овладевают процессом заполнения данного электронного документа. В соответствии с этим, представитель кадровой службы должен вводить определенную информацию в специальные поля ЭЛН на персональном компьютере после того, как выздоровевший сотрудник вернется на работу и предоставит номер больничного листа. Однако, для возможности работодателя заполнять электронные листы нетрудоспособности в своей части, ему необходимо заключить соглашение с региональным представительством ФСС, получить квалифицированную электронную подпись, зарегистрироваться и получить доступ к личному кабинету страхователя. Ниже мы расскажем, в каких информационных системах можно обнаружить ЭЛН.
Удобная онлайн-отчётность
Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника
- войти в аккаунт клиента;
- Находится в личном кабинете, смотрите слева, открывайте вкладку «Заявление о нетрудоспособности», и переходите по ней.
- выбрать вариант «Подать запрос на получение бумажного документа»;
- потребовать предоставить сведения о номере листа временной нетрудоспособности и СНИЛС трудового работника;
- подобрать аккредитационный документ, который подтверждает полномочия организации для обращения в Фонд социального страхования;
- доступ к необходимому файлу;
- выберите раздел «Информация от работодателя» для ввода соответствующих данных.
- Необходимо заполнить требуемую информацию, осуществить проверку на ее правильность и сохранить.
- зайти в личный профиль страхового партнёра, который был создан с использованием портала «Госуслуги»;
- Ввести в поисковой панели данные о статусе инвалидности сотрудника и его индивидуальный номер СНИЛС.
- Необходимо заполнить информацию в соответствующих полях, которые отмечены как «Заполняется работодателем/страхователем», и отправить эту информацию в ФСС.
- В личном аккаунте застрахованного лица требуется получить бумажный документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, с использованием номера и данных СНИЛС.
- Необходимо заполнить колонки ЭЛН аналогичным образом, как делалось и ранее, и передать их в систему.
Как проверить подлинность электронного больничного
- Доступ к официальному веб-сайту ФСС можно получить, используя подтвержденную учетную запись на портале «Госуслуги».
- Для проверки подлинности электронного листка нетрудоспособности следует открыть соответствующую вкладку и внести номер электронного документа. Если указанный номер не будет найден, то можно сделать вывод, что данный электронный листок является оригинальным.
- посещение веб-сайта Фонда социального страхования;
- перейти в раздел «Личный кабинет Медицинской Службы Экспертизы»;
- избрать нужный трудовой документ о временной нетрудоспособности из предложенного перечня.
Где и как посмотреть электронный больничный лист работнику
- завести аккаунт и войти в личный профиль;
- Записать СНИЛС в систему.
- в своем персональном аккаунте на портале «Госуслуги»;
- Записать СНИЛС в систему.
- Воспользуйтесь своим логином и паролем от портала «Госуслуги», чтобы войти в личный кабинет получателя на официальном сайте ФСС.
- Требуется предоставить информацию о СНИЛС.
отыскать раздел «Электронные формы неработоспособности»;
Таким образом, возможно просматривать весь архив документов в цифровом формате и узнавать о соответствующей компенсации, начисленной по ним.
Отичаем внимание! Бухгалтерия сможет получить доступ к электронному файлу обязательнои нетрудоспособности и предоставить компенсацию благодаря его коду. Поэтому при посещении врача при оформлении медицинского заключения работник обязан запомнить или записать этот уникальныи двенадцатизначныи набор чисел, созданныи специальнои программои.
Подключите электронную отчётность через Такском
Полезные инструменты для онлайн-отчетности с непрерывной поддержкой в течение суток и полезными функциями для специалиста по бухгалтерии.
Получить информацию о стоимости услуг
Как узнать номер своего электронного больничного листа в том случае, если он потерян
Важно отметить для работодателя: на сегодняшний день нет обязанности обрабатывать электронные больничные листы. Если бухгалтерия еще не взаимодействует с ЭЛН, то следует предупредить коллектив о данном факте. В случае, если работник получит электронный больничный лист в медицинском учреждении, а работодатель не будет готов обработать его, первому придется вернуться в медучреждение за бумажным больничным листом.
Подключите удобную электронную отчётность
Предоставляем услуги онлайн-сопровождения с круглосуточной технической поддержкой и полезными инструментами для бухгалтера.
Появился способ быстро узнать номер электронного больничного
На портале Госуслуг представлен инновационный сервис под названием «Запрос сведений о персонале медицинских учреждений». Благодаря этому сервису теперь возможно в считанные минуты узнать контактные данные электронного больничного сотрудника. В нем содержится полная информация о больничных листках, связанных с нетрудоспособностью.
Сервис электронных листков нетрудоспособности начал функционировать на Едином портале государственных и муниципальных услуг по сообщению Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Фонд социального страхования будет отвечать за передачу информации о начале, продлении и прекращении листков нетрудоспособности.
Основные изменения, касающиеся больничных листов, были собраны чиновниками в одном документе — приказе Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Новые правила начнут действовать с 14 декабря, а действующий порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н, больше не будет действовать.
Работодатель уже не нужно беспокоиться о том, что сотрудник забыл или неправильно записал номер своего электронного больничного. Сам сотрудник всегда имеет возможность войти на портал Госуслуг, включая мобильное приложение, и проверить все необходимые данные.
: «Важность цифрового государственного управления Минцифры в современном мире подчеркивается директором Департамента цифрового государственного управления.»
Всегда возможно у гражданина проверить информацию о своих электронных листках нетрудоспособности на Госуслугах и, при необходимости, передать их данные работодателю. Работнику не нужно запоминать или записывать номер больничного после его получения в медицинском учреждении, информация из больничного листка всегда будет доступна и не пропадет.
Сотрудники имеют возможность представить как бумажные справки о нетрудоспособности, так и электронные больничные. Ознакомьтесь с рекомендациями, которые помогут вам перейти на электронные больничные, узнайте, как начать их использование, какие документы необходимо оформить в медицинской организации и у работодателя, а также способы расчета и оплаты больничных выплат.
Во вкладке «Мой профиль» можно найти информацию о статусе, продолжительности и прочих изменениях в электронных документах о нетрудоспособности. Также там указан номер больничного листа, данные о медицинском учреждении и враче, выдавшем документ, а также информация о временном периоде, в течение которого человек не способен работать.
— Нас приветствует Ольга Сергеева, которая будет отвечать на вопросы.
Для того чтобы оформить электронный больничный листок, все участники процесса — медорганизация, работодатель и сотрудник, должны принять участие в специальной системе информационного взаимодействия. Для начала необходимо получить письменное согласие сотрудника на оформление электронного листка нетрудоспособности. Подробные инструкции о том, как начать и как подключиться к системе электронных больничных листков, можно найти в рекомендациях Системы Главбух, которая является частью программы Актион Бухгалтерия.
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите проверку, которая оценит вашу способность эффективно работать с программным обеспечением согласно требованиям работодателя.