Технологические инновации успешно проникли во все сферы нашего бытия, включая передачу и получение корреспонденции. В настоящее время стало возможным отправлять уведомления, приглашения, выставлять счета, начислять штрафы, предъявлять претензии и другие важные документы в виде электронных заказных писем (ЭЗП).
Что такое электронное заказное письмо
Цифровое заказное письмо представляет собой эквивалент традиционного бумажного письма и обладает такой же юридической значимостью. Оно может быть использовано в качестве доказательства в суде или в процессе заключения и изменения правовых соглашений.
До наступления 2019 года, лишь чиновники и организации могли пользоваться услугой отправки ЭЗП, но в настоящее время, любой человек может воспользоваться услугой доставки цифровых документов. Однако, передачей обычной почты по-прежнему занимается компания «Почта России».
Преимущества электронных заказных писем
Автоматизированная цифровая обработка почтовых отправлений помогает экономить как время, так и ресурсы. Нет необходимости тратиться на печать, поиск конвертов и марок — достаточно просто обратиться в почтовое отделение, и письма отправятся, не выходя из дома или офиса. В среднем на отправку уходит всего лишь 3 минуты.
С благополучным переходом на электронную форму также исчезла потребность искать место для сохранения больших пачек полученной почты. Теперь всё хранится в электронном формате.
♂️ Что надо сделать, чтобы получать заказные письма в электронном виде
Для того чтобы получать электронные сообщения от органов государственной власти и других отправителей, необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуг и активировать услугу доставки ЭЗП на официальном сайте Почты России. Получение переписки с использованием ЭЗП предоставляется бесплатно.
Если пройти процедуру аутентификации на сайте zakaznoe.pochta.ru, который является частью Почты России, и настроить свой аккаунт, добавив номер мобильного телефона, то получать SMS-уведомления о приходе почтовых отправлений станет возможным.
Эта возможность обеспечивает получение своевременной информации о наложенных штрафах и их оплате с 50%-ной скидкой, а также исключает пропуск юридически значимых уведомлений. Согласно пункту 1 статьи 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, письмо считается доставленным в момент получения адресатом. Тем не менее, если адресат не прочитал его, это не означает, что он несет ответственность за получение этого уведомления. Получение уведомления позволит избежать подобной ситуации.
В разделе zakaznoe.pochta.ru пользователь может без регистрации ознакомиться со всеми организациями и регионами, из которых принимается заказная корреспонденция, и добавить их в свой личный кабинет (ЛК).
Как отправляются электронные заказные письма
Для передачи Электронного Заказного Письма необходимо пройти процедуру регистрации на веб-ресурсе Почты России, доступном по адресу zakaznoe.pochta.ru, либо загрузить специальное мобильное приложение.
Процедура передачи посылочной почты из индивидуального профиля на zakaznoe.pochta.ru выглядит следующим образом:
Войти в личный кабинет, нажать на опцию «Создать новое сообщение», выбрать получателя — можно выбрать как организацию, так и физическое лицо.
Внести данные в строку «ФИО» или «Наименование организации».
3. Предоставьте информацию о местоположении получателя, контактный телефон отправителя и адрес электронной почты для уведомлений.
У вас есть возможность приложить письмо в различных форматах, таких как PDF, JPEG, PNG, TIFF, DOCX, DOC, XLSX, XLS. Ограничение на объем письма — не более 19 страниц формата А4, а его вес не должен превышать 10 Мбайт. Помимо текста, письмо может содержать фотографии или изображения.
5. Кликнуть на кнопку «Произвести оплату и отправить».
Для активации электронного доставления в мобильном приложении Почты России, необходимо перейти в раздел «Дополнительно», выбрать «Настройки» и переместить ползунок «Госпочта».
При использовании системы ЭЗП отправитель и получатель получают специальный код доступа, который позволяет третьим лицам иметь доступ к письменному сообщению и использовать его в юридических процессах.
Сервис обладает и ещё одним преимуществом — возможность отправитель сделать несколько посылок сразу для разных получателей.
Получатель получит отправленное электронное сообщение немедленно, только если он подключен к онлайн-сервису доставки заказных писем.
♂️ Когда получатель не подключён к онлайн доставке
При доставке заказной почты получателям Почта России обеспечивает полную конфиденциальность. Для этого применяются безопасные способы связи.
После отправки электронной корреспонденции, подразумевается произведение верификации активации сервиса по прибытию в индивидуальные профили получателей.
В случае отсутствия активированной услуги у получателя, «Почта России» производит распечатку письма, его упаковку в конверт, осуществляет франкирование и отправляет его обычным способом.
Не требуется дополнительной платы за доставку в виде печатной версии. Такие услуги уже включены в общую стоимость.
☝️ Заключение
Использование услуги доставки почтовым сервисом ЭЗП России необязательно, однако предоставляет отправителям несколько преимуществ: экономию времени и денег, возможность отправки нескольких писем одновременно и гарантированную доставку. Также есть преимущества для получателей: мгновенное получение, возможность оплаты некоторых счетов со скидкой и сохранение писем в личном кабинете пользователя.
Да, я пользуюсь этим сервисом. Он предоставляет возможность мгновенно отправлять и получать письма высокой важности без необходимости покидать свой дом. Раньше я не знал о такой услуге, но теперь обязательно попробую.
❓ Ответы на вопросы
– Любой почтовый оператор из списка, предоставленного Роскомнадзором, может отправлять заказные письма на бумажной основе. Однако, только Почта России предоставляет услугу обмена электронными юридически значимыми письмами.
Главное различие между ценным письмом и заказным письмом заключается в том, что в случае потери отправитель указывает стоимость письма, чтобы быть возмещенным.
Прочие этапы, такие как регистрация, пересылка и осуществление доставки ценной корреспонденции, идентичны процедуре заказной.
Из позиции безопасности, использование ценного письма для отправки документов является более надежным вариантом, так как почта несет дополнительную ответственность и, если письмо случайно потеряно, возмещает отправителю полную или частичную стоимость приложенного содержимого.
Если необходимо отправить неважные документы, лучше выбрать заказное письмо. Оплата за такое письмо значительно меньше.
Услуга заказных писем широко применяется для отправки важных документов, уведомлений о юридических вопросах, заключений договоров, судебных актов и так далее. Важным компонентом данной услуги является уведомление о доставке, которое получатель подписывает лично, а само уведомление направляется обратно отправителю. Благодаря этому механизму обеспечивается надежность и юридическая значимость в случае возникновения проблем с доставкой почтового отправления.
Электронные заказные письма — как и зачем Почта России оцифровала корреспонденцию
Уникальная задача заказного корреспонденции заключается в передаче важных документов адресату, таких как договоры, счета, акты и претензии. Заказные письма обязательно имеют уникальный трек-номер и доставляются получателю лично под подпись или его представителю на основании доверенности. Часто такая форма письма применяется для общения с государственными учреждениями, судами и Роспатентом.
Теперь письма можно электронно отправлять и получать, не выходя из дома, благодаря новой услуге «Цифровые заказные письма». Вам больше не нужно ходить в почтовое отделение – все операции с письмами можно совершить с помощью личного кабинета.
Зачем нужно было оцифровывать заказные письма?
Основная задача внедрения ЭЗП — сокращение затрат времени и ресурсов. Электронная замена заказных писем на бумаге значительно снизила нагрузку на почтовые отделения: нет необходимости доставлять письмо на почту, а получатель получает его практически мгновенно.
Государственным органам и организациям помогает сэкономить деньги на печати и упаковке бумажных писем оцифровка почты. Через сервис ЭЗП поступают штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств. Наша система первой получает штрафы от ГИБДД, поэтому пользователи zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения Почты могут оперативно узнать о них и сэкономить на оплате штрафа, используя скидку из электронного письма.
Что это даёт отправителю
Совсем недавно лишь государственные органы и компании имели досутп к данной услуге. Начиная с 2019 года, обычные пользователи Почты смогут отправлять электронные заказные письма адресованные государственным органам, физическим лицам и организациям прямо из своего личного кабинета zakaznoe.pochta.ru или через мобильное приложение «Почта России».
Чтобы сэкономить время, больше не нужно заниматься печатью, походами в почтовое отделение или поиском конвертов и марок. С помощью электронного заказного письма письмо доставляется адресату всего за 3 минуты. Кроме того, письмо будет храниться в личном кабинете, где вы сможете отслеживать его маршрут и статус в режиме реального времени по трек-номеру.
В процессе работы отправитель, будь то государственный орган, компания или частное лицо, загружает электронные письма в систему доставки почты. Если получатель предпочитает электронную доставку, то он получит письмо в онлайн-формате, в противном случае оно будет доставлено в виде бумажной копии. Однако мы берем на себя заботу о распечатке, подготовке и франкировании писем, включая нанесение отметок, заменяющих марки. Все эти услуги входят в стоимость.
Чтобы отправить заказное письмо через личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru, необходимо выполнить следующие действия:
- Произвести вход в индивидуальный аккаунт на онлайн-платформе zakaznoe.pochta.ru, выполнить процедуру аутентификации;
- Нажимая на кнопку «Создать новое сообщение» вам предоставляется возможность выбора получателя сообщения: это может быть как организация, так и отдельное лицо.
- Если вы направляете письмо организации, убедитесь в заполнении полей ФИО или название, ИНН и ОГРН.
- Необходимо ввести адрес отправителя и получателя.
- Приложите PDF-документ размером не превышающим 5 страниц и весом не более 1 МБ. Файл может включать в себя как текстовую информацию, так и изображения или фотографии.
- Кликнуть на кнопку «Оплатить и отправить».
Оформление электронной почты с заказом — вот как происходит этот процесс.
Что это даёт получателю
Если вы решите дать согласие на получение электронных писем, то вам больше не придется беспокоиться о том, что письма не доставятся вам при смене места жительства. Вы сможете получить и ответить на письма из удобного для вас личного кабинета. Чтобы начать получать официальные письма от государственных органов и организаций в электронном формате, вам следует дать соответствующее согласие. Вы можете сделать это на любой из доступных платформ.
- можно оформить заказ на доставку почты.
- есть функция, позволяющая отслеживать и получать уведомления о состоянии отправлений.
- размещена огромная база данных, где каждый гражданин может получить доступ к различным государственным услугам.
Чтобы быть в курсе поступления новых заказных писем, есть возможность получать оповещения через электронную почту, СМС и push-уведомления. Для этого необходимо указать номер мобильного телефона и адрес электронной почты в настройках личного кабинета.
Вы всегда можете прекратить пользоваться данной услугой, и в таком случае вам будут вновь доставляться заказные письма в печатном виде.
Сколько стоит отправка и получение ЭЗП
Доступ к сервису и получение писем предоставляются абсолютно бесплатно. Для этого необходимо зарегистрироваться и принять условия получения корреспонденции в электронном формате. Если же вам требуется отправить заказное письмо, то его стоимость составит 60 рублей.
Это точно надежно?
Не нужно беспокоиться — все функционирует быстро, надежно, и письма, отправленные таким образом, имеют юридическую значимость. Отличительной чертой заказных писем является то, что их доставка служит официальным подтверждением получения информации адресатом.
В системе бумажных почтовых заказных писем, чтобы подтвердить доставку, существуют два статуса: «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе эти статусы соответствуют «доставлено для вручения электронно» и «вручено». В случае электронных писем, статус вручения устанавливается, когда пользователь входит в свой личный кабинет. Если вы вошли в свой личный кабинет, значит, вы получили письмо. Ваш личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении является аналогом почтового ящика.
Сейчас речь пойдет о вопросе безопасности. Мы обеспечиваем повышенную защиту писем, поступающих от наших клиентов-отправителей, благодаря применению квалифицированной подписи. Таким образом, мы гарантируем, что содержимое писем не изменялось и сообщение было создано именно отправителем.
Согласно Федеральному закону «О персональных данных», Электронные Защищенные Почты (ЭЗП) передаются по безопасным каналам передачи информации. Почта России несет ответственность за сохранение конфиденциальности переписки в соответствии со статьей 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о получении письма на выбранной ими платформе и способом, выбранным при подключении.
Как Электронные заказные письма используются в бизнесе
Большие юридические организации активно присоединяются к сервису электронной подписи и отправляют электронные письма, чтобы существенно сократить расходы на доставку.
Если у вас возникла необходимость отправить большое количество писем вашим клиентам, то вы можете легко загрузить файл с письмами в свой личный кабинет, а Почта автоматически займется их отправкой. Адресаты, которые получают электронные письма, смогут их найти в своем личном кабинете, а бумажные письма будут распечатаны, упакованы и доставлены лично.
Возможности бизнеса включают не только отправку электронной почты, но и ее получение. Например, компании, специализирующиеся на логистике и автобизнесе, ежедневно получают тысячи писем от ГИБДД. Если представить всю эту информацию в формате бумажных документов, требуется печать, доставка, открытие и внесение данных в систему. Однако благодаря интеграции с электронной цифровой подписью (ЭЦП), такой объем писем может быть принят и обработан в электронном виде, что намного более удобно и эффективно.
Благодаря получению писем в более короткие сроки, предприятия успевают вовремя платить штрафы со скидкой, возражать против решений о нарушениях, если не признают своей вины, а также сохранять копии отправленных писем.
Статистика использования
В прошлом году, то есть в 2018 году, была возможность воспользоваться данной услугой только в пяти различных регионах. Однако, в следующем году, на 2019-й год, количество регионов, где была предоставлена эта услуга, увеличилось до 46. А уже к первому марта 2020 года, число регионов, где доступны электронные заказные письма, достигло 58.
За последний год количество электронных отправлений увеличилось на 48%, достигнув отметки в 74 миллиона. Благодаря использованию сервиса ЭЗП, пользователи могут получать и отправлять юридически важные письма даже из самых удаленных уголков нашей страны.
Карта распространения услуги электронной доставки заказных писем
Информация о доступности получения Электронной Заказной Почты (ЭЗП) в различных регионах сейчас доступна для ознакомления на веб-сайте zakaznoe.pochta.ru/limits-alert. В случае, если вы не обнаружили ваш регион в этом списке, есть возможность оставить заявку на получение уведомления о его подключении.
Для того чтобы сразу же получать электронные письма от всех отправителей в вашем регионе, активируйте функцию электронной доставки в вашем личном кабинете на сайте zakaznoe.pochta.ru, в Госуслугах или в мобильном приложении Почты России.